Cómo gestionar 50+ sitios WordPress sin perder tiempo (guía para agencias)

El cuello de botella de casi todas las agencias WordPress no está en captar clientes, sino en la operación diaria: tareas repetitivas, cambios de contexto constantes
y falta de método.

Gestionar más de 50 sitios en WordPress puede sonar a locura, pero créeme, con el sistema adecuado no solo es posible, sino que hasta te sobrará tiempo para un buen café.

¡Vamos al lío!
Si estás leyendo esto es porque tu agencia está creciendo, enhorabuena. Pero con el crecimiento llega el caos: tener que actualizar, asegurar y mantener decenas de webs puede convertirse en tu peor enemigo. Olvídate de ir una por una. Eso es de novatos. Aquí te explico cómo lo hacemos quienes llevamos años en el barro.

1. El Cerebro Central: Tu dashboard unificado

Ir saltando de wp-admin en wp-admin es como abrir 40 pestañas en Chrome: un suicidio de productividad.

La gestión manual no escala, punto. Es fácil olvidar cosas (¿actualizaste aquel plugin en la web del cliente X?) y te convierte en esclavo de tareas que no suman.

Con un panel centralizado, lo que antes era una jornada entera ahora lo resuelves en 15 minutos. Actualizas todo de un clic, revisas seguridad de un vistazo y programas copias de seguridad mientras te tomas un café. Así recuperas control y, sobre todo, horas facturables.

Aquí es donde Modular DS brilla: un panel único pensado para agencias que manejan muchas webs, sin complicarte la vida.

2 Estandariza tu stack y tus procesos

Define un stack base (seguridad, copias, caché, SEO) y aplícalo en el 90% de proyectos.
Crea checklists para altas, entregas y mantenimiento. Documenta convenciones de nombres, roles y accesos. Por cierto, ¿sabías que tenemos un checklist para el mantenimiento de tu web? Te lo dejo por aquí :Quiero la checklist

Menos improvisación = menos errores. Y más velocidad.

3 Centraliza y automatiza el mantenimiento

Actualizar plugin por plugin o hacer backups manuales no escala.

Lo que necesitas es:

Actualizaciones en bloque.

Copias automáticas.

Monitorización de uptime.

Alertas de seguridad.

Restauración en un clic.

Todo eso lo gestionas desde un único panel como Modular DS.

4 Productiza tu servicio

Olvídate de “bolsas de horas”. Mejor planes cerrados con alcance claro y SLA definido.

Ejemplo:

Básico: actualizaciones + seguridad.

Pro: lo anterior + backups + reportes.

Premium: soporte prioritario + optimizaciones.

Esto te da márgenes sanos, previsibilidad e ingresos recurrentes.

5 Ordena el soporte con un único canal

Nada de clientes escribiendo por WhatsApp, email y Telegram a la vez .

• Centraliza tickets en un formulario o helpdesk.
• Crea plantillas de respuesta y reglas de prioridad.
• Macros para incidencias típicas (errores 500, caídas, emails que no llegan).

Un único canal = menos ruido y más trazabilidad.

6 Reportes que retienen

Lo invisible no se valora. Si no muestras lo que haces, el cliente piensa que “no pasa nada”.

Envíales un reporte mensual con:

• Actualizaciones realizadas.
• Estado de seguridad.
• Uptime.
• Incidencias resueltas.
• Próximos pasos.

👉 Puedes automatizarlos y personalizarlos con Modular DS. Eso fideliza y evita churn.

7 Mide lo que importa

No te quedes con métricas “vanity”.
Sigue KPIs como:

• Tiempo invertido por sitio al mes.
• Sitios por gestor.
• Margen por cliente.
• Tasa de incidencias.
• Churn.

Si un plan consume más horas de las previstas → ajusta alcance o precio.

 8 Subcontrata lo no esencial

Tu core debe ser mantenimiento + relación con el cliente.
Todo lo demás (picos de maquetación, SEO técnico, analítica) lo puedes delegar.

Eso sí: con briefs claros, estándares de QA y acuerdos de colaboración.

 9 Precios orientados a margen

• Calcula el coste por sitio (tiempo + herramientas + imprevistos).
• Añade tu margen objetivo.
• Define add-ons (WooCommerce, hardening, rendimiento).
• Revisa tarifas cada 6–12 meses.

Y ojo con los “pequeños favores”. Son los que más margen se comen.

 10 Calidad sin fricción

Implanta staging por defecto, backups verificados y control de versiones.
Antes de una actualización grande: prueba en staging y define rollback.

Ten un playbook de incidentes con pasos claros y responsables.
Eso = menos sustos y menos horas quemadas.

11 Plan de 7 días

Día 1: audita tu cartera y clasifica sitios por criticidad.

Día 2: define stack base y políticas.

Día 3: conecta 10 sitios piloto a tu panel centralizado.

Día 4: diseña 3 planes con SLA.

Día 5: configura reportes automáticos.

Día 6: migra 20–30 sitios y ajusta alertas.

Día 7: comunica a clientes el nuevo servicio.

En una semana puedes pasar de caos artesanal a sistema escalable.

Cuando el mantenimiento deja de ser manual y se convierte en un sistema, tu equipo trabaja con menos estrés y más rentabilidad.